Trong hướng dẫn này, chúng tôi khám phá công cụ hỗ trợ AI hàng đầu mà mọi trợ lý điều hành nên biết.
🔹 Tại sao công cụ AI lại là công cụ thay đổi cuộc chơi cho trợ lý điều hành
Trợ lý điều khiển bằng AI đang cách mạng hóa các vai trò quản trị truyền thống bằng cách:
✔ Tự động hóa lịch trình – Không còn phải trao đổi email qua lại để tìm thời gian họp tốt nhất nữa.
✔ Tăng cường giao tiếp – AI có thể soạn thảo email, tóm tắt cuộc họp và thậm chí trả lời các câu hỏi.
✔ Đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu – Các công cụ hỗ trợ AI giúp sắp xếp tệp, theo dõi tác vụ và cung cấp thông tin chi tiết tức thời.
✔ Tăng năng suất – AI giảm thiểu các nhiệm vụ thường ngày, cho phép EA tập trung vào các trách nhiệm có giá trị cao.
🔹 Công cụ AI hàng đầu dành cho Trợ lý điều hành
1. Reclaim.ai – Lập lịch thông minh hỗ trợ bởi AI 📅
🔍 Tốt nhất cho: Lên lịch họp tự động và chặn thời gian
Thu hồi.ai giúp trợ lý điều hành bằng cách:
✔ Tự động lên lịch họp dựa trên thời gian rảnh.
✔ Tạo thứ tự ưu tiên công việc thông minh để tối ưu hóa quy trình làm việc.
✔ Tích hợp với Google Calendar để lập kế hoạch liền mạch.
🔗 Đọc thêm
2. Grammarly – Trợ lý viết AI ✍️
🔍 Tốt nhất cho: Đánh bóng email, báo cáo và giao tiếp chuyên nghiệp
Ngữ pháp là một công cụ viết được hỗ trợ bởi AI:
✔ Kiểm tra ngữ pháp, chính tả và giọng điệu trong email.
✔ Gợi ý cách diễn đạt chuyên nghiệp và súc tích.
✔ Giúp EA tạo ra các báo cáo rõ ràng và không có lỗi.
🔗 Đọc thêm
3. Otter.ai – Phiên âm cuộc họp được hỗ trợ bởi AI 🎙️
🔍 Tốt nhất cho: Ghi chép và tóm tắt cuộc họp theo thời gian thực
Otter.ai hỗ trợ trợ lý điều hành bằng cách:
✔ Tự động ghi chép cuộc họp để tham khảo.
✔ Tạo ra Tóm tắt được hỗ trợ bởi AI để tiết kiệm thời gian.
✔ Tích hợp với Zoom, Google Meet và Microsoft Teams.
🔗 Đọc thêm
4. Motion – AI Task & Project Manager 🏆
🔍 Tốt nhất cho: Ưu tiên các nhiệm vụ và quản lý dự án hiệu quả
AI chuyển động cho phép EA:
✔ Tự động hóa lập lịch nhiệm vụ dựa trên tính cấp bách.
✔ Sử dụng Quản lý thời gian bằng AI để tránh xung đột lịch trình.
✔ Đồng bộ với lịch và các công cụ quản lý dự án.
🔗 Đọc thêm
5. Fireflies.ai – Trợ lý giọng nói và ghi chú hỗ trợ AI 🎤
🔍 Tốt nhất cho: Ghi âm và tóm tắt các cuộc trò chuyện bằng giọng nói
Đom Đóm.ai nâng cao hiệu quả EA bằng cách:
✔ Ghi lại và phân tích các cuộc họp với Thông tin chi tiết được hỗ trợ bởi AI.
✔ Tạo ra tóm tắt cuộc họp thông minh.
✔ Đồng bộ hóa với các công cụ quản lý dự án và CRM.
🔗 Đọc thêm
6. Superhuman – Quản lý email bằng AI 📧
🔍 Tốt nhất cho: Tăng tốc quy trình làm việc email và ưu tiên
AI siêu phàm tối ưu hóa việc quản lý email bằng cách:
✔ Ưu tiên email quan trọng để phản hồi nhanh chóng.
✔ Cung cấp Trả lời email do AI tạo ra.
✔ Tăng tốc quản lý hộp thư đến bằng bộ lọc thông minh.
🔗 Đọc thêm
🔹 Cách chọn công cụ AI phù hợp cho vai trò trợ lý điều hành của bạn
Khi lựa chọn Công cụ AI dành cho trợ lý điều hành, coi như:
✔ Tích hợp với các công cụ hiện có – Đảm bảo kết nối liền mạch với lịch, email và nền tảng quản lý dự án.
✔ Dễ sử dụng – Công cụ này phải trực quan và đòi hỏi ít đào tạo.
✔ Tùy chỉnh – Các công cụ AI thích ứng với quy trình làm việc của bạn sẽ mang lại kết quả tốt nhất.
✔ Bảo mật và tuân thủ – Quyền riêng tư dữ liệu rất quan trọng khi xử lý thông tin điều hành nhạy cảm.